Definizione di “Stampa unione”

La Stampa unione consente di unire a un documento principale, ad esempio una lettera, informazioni variabili contenute in una lista di distribuzione come ad esempio un database di access o un elenco di indirizzi.

Preparare un documento alla Stampa unione

Per avviare la stampa unione bisogna andare sul menu Strumenti, selezionare la voce Lettere d Indirizzi e fare un clic su Creazione guidata Stampa unione. Nella parte destra dello schermo si apre una finestra che guida l’utente sino alla fine dell’operazione, attraverso 6 passaggi.

Vediamoli nel dettaglio.

Nel primo passaggio bisogna selezionare il tipo di documento sul quale si sta lavorando, ad esempio una lettera.

Quindi fare un clic su Successivo per andare al secondo passaggio.

Qui occorre selezionare il documento di partenza: quello corrente, un modello prestabilito Word o un documento esistente nel nostro archivio elettronico. Noi utilizzeremo il documento corrente.

Fare di nuovo un clic su Successivo.

Nel terzo passaggio bisogna selezionare la lista di distribuzione. Per aprire un elenco già esistente basta fare un clic sul pulsante Sfoglia. La nostra lista di distribuzione si trova sul desktop, quindi, aprendo il menu a tendina, selezioniamo la voce desktop e individuiamo la lista di distribuzione.

Una volta aperto l’elenco facciamo un clic su Successivo.

Nel quarto passaggio abbiamo due voci principali: la voce Blocco di Indirizzi che richiama una finestra di dialogo che fornisce un elenco di indirizzi già formattati e la voce Formula di Apertura che consente invece di scegliere tra diversi tipi di formule di apertura e poi il nome del destinatario.

Al passaggio successivo è possibile visualizzare un’anteprima della lettera e, muovendosi con i pulsanti Indietro e Avanti, vedere anche tutti i destinatari.

L’altra procedura utile per inserire un blocco di indirizzi o una formula di apertura consiste nell’utilizzare i relativi pulsanti posti sulla barra della stampa unione.

Aprire o preparare una lista di distribuzione

Nel caso in cui non si disponga di una lista di distribuzione, è possibile crearne una nel riquadro Attività, al terzo passaggio, dove occorre spuntare la voce Crea nuovo elenco e fare un clic su Crea. A questo punto nella finestra Nuovo Elenco Indirizzi occorre inserire le informazioni dei destinatari nei vari campi. Per aggiungere una nuova voce basta fare un clic sul pulsante Nuova Voce; per eliminarla, cliccare sul relativo pulsante. Una volta terminato l’elenco basta fare un clic sul pulsante Chiudi. A questo punto Word chiede di salvare l’elenco. Diamo un nome al file, ad esempio “indirizzi”, e terminiamo la procedura con un clic su Salva. Automaticamente verrà visualizzata la finestra dei record contenuti nella lista di distribuzione.

Unire una lista di distribuzione ad un documento

Una volta che la lettera e la lista di distribuzione sono pronti, bisogna inserire i campi nel documento principale. Per fare ciò bisogna posizionarsi con il cursore nel punto in cui vogliamo visualizzare le informazioni e fare un clic sul pulsante Inserisci Campi Unione posto sulla barra della Stampa unione. Nella finestra di dialogo bisogna selezionare il campo e fare un clic su Inserisci. Per chiudere la finestra basta un clic sul pulsante Chiudi.

In questo modo compariranno i campi scelti.

Per unire la lista di distribuzione alla lettera bisogna fare un clic sul pulsante Visualizza Dati Uniti posto sulla barra della Stampa unione.

In questo modo comparirà il primo record. Per muoversi tra i record bisogna utilizzare i relativi pulsanti. Il pulsante Unisci alla stampante permette di stampare i documenti.