Aprire e chiudere il programma

OpenOffice.Org Calc è un programma che permette di lavorare efficacemente con grandi quantità di dati numerici per effettuare operazioni matematiche, per creare tabelle e grafici. Per avviare il programma bisogna andare su Avvio applicazioni, selezionare la voce Office e di seguito fare un clic su OpenOffice.org Calc.

Un file creato da Calc viene definito foglio elettronico. Esso è una cartella di lavoro costituita da diversi fogli chiamati tabelle (indipendenti l'uno dall'altro benché generalmente correlati). Ogni tabella è costituita da una griglia composta da 32.000 righe per 230 colonne. Le colonne sono identificate dalle lettere dell'alfabeto mentre le righe sono identificate da numeri. L'intersezione tra una colonna e una riga forma una cella.

La finestra di Calc presenta diverse barre di pulsanti: la barra del titolo, la barra dei menu, la barra delle funzioni, la barra degli oggetti, la barra di calcolo (attraverso la quale è possibile visualizzare e modificare le formule); infine sulla sinistra si trova la barra degli strumenti. In fondo alla finestra, inoltre, c'è la barra di stato che contiene informazioni relative al file in uso. Per chiudere il programma è sufficiente fare un clic sulla X posta sulla barra del titolo o, in alternativa, andare sul menu File e selezionare la voce Esci.

Aprire uno o più fogli elettronici

Una volta aperto il programma, per visualizzare un file già presente nell’archivio elettronico bisogna andare sul menu File e fare un clic sulla voce Apri. Nella finestra di dialogo è possibile sfogliare le varie cartelle, selezionare il foglio di lavoro che si desidera aprire e fare un clic su Apri. L’altra procedura utile per aprire un foglio elettronico esistente consiste nell’utilizzare il pulsante Apri file posto sulla barra delle funzioni.

Creare un nuovo foglio elettronico

Per creare un nuovo foglio elettronico bisogna andare sul menu File, fare un clic sulla voce Nuovo e di seguito su Foglio elettronico. L’altra procedura utile per creare un nuovo foglio elettronico consiste nell’utilizzare il pulsante Nuovo posto sulla barra delle funzioni.

Salvare un foglio elettronico

Per salvare un foglio elettronico bisogna andare sul menu File e fare un clic sulla voce Salva con Nome. Quindi bisogna aprire la cartella nella quale vogliamo salvare il file e nel campo “Nome File” inserire il nome del file. Per terminare la procedura basta fare un clic sul pulsante SALVA. Nel caso in cui un documento sia già stato precedentemente salvato e desideriamo salvare solo eventuali modifiche apportate successivamente, sarà sufficiente fare un clic sul pulsante Salva documento presente sulla barra delle funzioni o, in alternativa, dal menu File selezionare la voce Salva.

Salvare con un altro nome

A volte può essere utile creare una copia del documento su cui si sta lavorando. In questo caso bisogna salvare il file con un altro nome. La procedura è simile a quando si salva un documento per la prima volta: andiamo sul menu File, selezioniamo la voce Salva con Nome e nel campo “Nome file” digitiamo il nuovo nome del documento. Infine occorre confermare facendo un clic sul pulsante SALVA.

Salvare con un altro formato

Nel caso in cui si voglia salvare un foglio elettronico con un formato diverso da quello predefinito di Calc, che ricordiamo ha un’estensione .sxc, nella finestra di dialogo “Salva con Nome”, nel campo “Tipo File”, è possibile scegliere tra diversi tipi di formato. Ad esempio, nel caso in cui si volesse salvare il foglio elettronico in formato Excel 2000 basterà selezionare la voce Excel97/2000/XP e di seguito fare un clic su SALVA.

Spostarsi tra documenti attivi

Quando si lavora con più cartelle di lavoro aperte, per passare da una cartella all'altra, basta selezionare la cartella desiderata dal menu Finestra. Oppure, se le finestre dei documenti sono almeno in parte visibili è possibile fare un clic all'interno, in un qualsiasi punto visibile della finestra del documento. Si può richiamare un file anche facendo un clic sull'icona relativa posta sulla barra delle applicazioni, oppure utilizzando i tasti Alt e Tab della tastiera e, nella finestra che compare, selezionare il file che si desidera.

Chiudere una cartella

Per chiudere una cartella di lavoro senza uscire dal programma basta fare un clic sulla X posta sulla barra dei menu o, in alternativa, andare sul menu File e selezionare la voce Chiudi.

Ingrandimento/zoom

Lo zoom è uno strumento che consente di modificare la grandezza di visualizzazione del foglio di lavoro. Per modificare la percentuale dello zoom bisogna andare sul menu Visualizza e fare un clic sulla voce Zoom. A questo punto basta mettere il segno di spunta sulla percentuale che si desidera e di seguito fare un clic su OK. È possibile visualizzare la finestra “Zoom” anche facendo doppio clic sul valore di zoom presente sulla barra di stato.

Bloccare/sbloccare titoli e/o colonne

Nel caso si lavori con fogli di grandi dimensioni, può risultare utile bloccare alcuni dati specifici, ad esempio i titoli delle righe o delle colonne. Per fissare la riga del titolo bisogna: fare un clic in una cella della prima colonna sulla riga successiva a quella del titolo, andare sul menu Finestra e selezionare la voce Fissa. Automaticamente sotto la riga del titolo apparirà un bordo scuro, e da questo momento è possibile scorrere tranquillamente l’elenco mantenendo fissi i titoli della prima riga. Per sbloccare i titoli di riga o colonna fissi bisogna andare sul menu Finestra, selezionare la voce Fissa così da eliminare il segno di spunta. Se facciamo un clic in una cella della seconda colonna in poi e di seguito andiamo sul menu Finestra e selezioniamo la voce Fissa, divideremo la tabella in quatto rettangoli. Il rettangolo in alto a sinistra rimarrà fisso, il rettangolo in basso a sinistra scorrerà verso l’alto, il rettangolo in alto a destra scorrerà verso sinistra, il rettangolo in basso a destra scorrerà sia verso l’alto che verso sinistra.

Barre dei simboli

È possibile personalizzare la finestra di Calc inserendo o nascondendo le barre dei simboli. Per fare ciò, bisogna andare sul menu Visualizza, selezionare la voce Barra dei Simboli e, dal menu che compare, scegliere quali barre inserire o nascondere. Quando una barra è visibile, accanto alla voce sarà presente un segno di spunta. Inoltre è anche possibile, direttamente dal menu Visualizza, nascondere o mostrare la barra di stato e le intestazioni di riga e di colonna.

Modificare le opzioni di base

Al momento dell'installazione, Calc memorizza il nome del proprietario del PC come l'autore di tutti i documenti che mano a mano verranno creati. Per modificare tale nome bisogna andare sul menu Strumenti e fare un clic su Opzioni. Selezionando la voce Dati utente, nella scheda “Indirizzo”, è possibile digitare il nome che si vuole venga riconosciuto come l'autore del foglio di lavoro. Selezionando la voce Percorsi e, di seguito Cartella di lavoro, è possibile modificare il percorso di salvataggio del foglio facendo un clic sul pulsante MODIFICA. Di seguito selezionare la cartella in cui vogliamo salvare il file e fare un clic sul pulsante SELEZIONA. Una volta apportate le modifiche, per confermarle, basta fare un clic su OK.

La guida in linea

A volte mentre si lavora con Calc può capitare di aver bisogno di un aiuto. Il programma mette a disposizione una Guida in linea attraverso la quale è possibile cercare facilmente le informazioni di cui si ha bisogno. Per aprire la Guida bisogna fare un clic sul punto interrogativo posto sulla barra dei menu e di seguito selezionare la voce Indice. La finestra che appare è suddivisa in 4 schede:

  • la scheda “Contenuti” nella quale gli argomenti sono suddivisi in aree;
  • la scheda “Indice”, un vero e proprio indice di tutti gli argomenti contenuti nella Guida in linea;
  • la scheda “Cerca”, attraverso la quale è possibile cercare un argomento inserendo una parola chiave;
  • la scheda “Segnalibro” in cui è possibile leggere gli argomenti precedentemente memorizzati o inserirne dei nuovi facendo un clic sul pulsante AGGIUNGI SEGNALIBRO.

Calc mette a disposizione altri strumenti di aiuto che possono essere molto utili. Sempre dal menu contrassegnato da un punto interrogativo è possibile attivare:

  • l'Help Agent, che apre una finestrella in basso a destra tramite cui si accede alla Guida in linea tutte le volte che viene eseguita un'operazione per la prima volta;
  • i Suggerimenti, per cui al passaggio del mouse appaiono i nomi dei vari pulsanti delle barre;
  • la Guida attiva, per cui al passaggio del mouse viene mostrato il nome e una breve descrizione dell'operazione effettuata dal pulsante relativo.
Attenzione: se abbiamo attivato sia la Guida attiva che i Suggerimenti, questi non verranno visualizzati.