Definizione di database

Per database si intende un insieme di informazioni catalogate ed organizzate. Il tipo di database più diffuso è quello relazionale, composto da tabelle che, se poste in relazione tra loro, consentono una gestione complessiva ed organica dei dati.

Organizzazione di un database

La tabella di un database permette un’organizzazione logica dei dati. Essa è strutturata in righe e colonne: le righe descrivono i soggetti archiviati e rappresentano i record; mentre le colonne descrivono le informazioni e rappresentano i campi.

Le proprietà di un campo e quindi di una colonna sono:

  • il tipo di dato utilizzato per descrivere l’informazione, come ad esempio un carattere, un numero intero o un numero a virgola mobile;
  • gli attributi del campo, cioè la sua lunghezza o la rappresentazione voluta.

Definizione di chiave primaria

La chiave primaria è quel valore che permette di identificare un record in maniera univoca. Ogni tabella dovrebbe avere una chiave primaria. Quindi, quando si crea una tabella, è sempre meglio indicare quale campo o combinazioni di campo avranno il ruolo di chiave primaria.

Definizione di indice

Un campo definito come chiave primaria ha associato un indice. L’indice consente la ricerca ad accesso diretto dei dati. Quando i campi non presentano questa caratteristica, la ricerca è di tipo sequenziale.

Relazioni tra tabelle

Un database relazionale è costituito da un insieme di tabelle legate tra loro da relazioni. Lo scopo delle relazioni consiste nell’evitare di inserire più volte gli stessi dati.

Esistono tre tipi di relazione:

  • uno a uno, cioè ad un record corrisponde un solo record;
  • uno a molti, cioè ad un record corrispondono più record ma non il contrario;
  • molti a molti, cioè ad un record corrispondono più record e viceversa.

Integrità referenziale

Le relazioni rendono flessibile e potente l’utilizzo delle tabelle ma, se non sono gestite correttamente, possono creare alcuni problemi. Per questo motivo è importante impostare l’integrità referenziale.

Con il termine integrità referenziale si indica un insieme di controlli effettuati dal programma che gestisce il database durante l'inserimento, la cancellazione e l’aggiornamento dei record. Questi controlli permettono di garantire che le relazioni tra tabelle siano sempre valide.

Aprire e chiudere un’applicazione di database

In OpenOffice.org non esiste un’applicazione ad hoc che gestisce i database. È possibile però operare con i database attraverso un’interfaccia legata al programma di elaborazione testi Writer o al programma di gestione dei fogli elettronici Calc.

Per visualizzare l’interfaccia di gestione del database dobbiamo aprire il programma Writer o il programma Calc. Ad esempio, apriamo il programma di gestione dei fogli elettronici andando su Avvio applicazioni – Office e selezionando la voce OpenOffice.org Calc. Dopo pochi istanti, apparirà la finestra del programma. A questo punto per visualizzare l’interfaccia di gestione del database dobbiamo andare sul menu Visualizza e selezionare la voce Sorgente dati. Sopra la barra degli strumenti di appare la finestra di gestione del database. Essa è composta da tre elementi principali: in alto una barra degli strumenti; a sinistra un’area, chiamata Explorer, che attraverso un menu ad albero consente di navigare e visualizzare i database e i suoi componenti interni; al centro un’area foglio dati che permette di visualizzare il contenuto della tabella selezionata. Per chiudere la finestra di gestione del database dobbiamo utilizzare la stessa procedura: quindi andare di nuovo sul menu Visualizza e fare un clic sulla voce Sorgenti dati.

Aprire un database esistente

Se il database che desideriamo aprire è già stato creato e quindi esiste all'interno del nostro archivio elettronico, aprendo l'interfaccia di gestione del database, all'interno della finestra Explorer, comparirà il nome del database elencato insieme agli altri database esistenti. Selezionando il database che ci interessa lo renderemo attivo ma per aprirlo non basta fare un clic sul nome: dobbiamo aprire l'elenco delle tabelle che lo compongono. Per fare ciò, dobbiamo espandere il contenuto del database facendo un doppio clic sul nome oppure un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra. Dopodiché dobbiamo espandere anche l'elenco delle tabelle facendo un doppio clic sul nome Tabelle o un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra.

Chiudere un database

Normalmente un database rimane aperto e collegato, pronto ad accettare o fornire dati in qualsiasi momento, fino a quando l’applicazione non viene chiusa. Per chiudere il collegamento con il database dobbiamo fare un clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della finestra Explorer e, dal menu contestuale che appare, selezionare la voce Chiudi collegamento.

Modalità di visualizzazione: tabella

È possibile modificare l'interfaccia di gestione del database. Ad esempio, possiamo decidere se ci interessa visualizzare il contenuto di una tabella oppure la sua struttura. Per visualizzare il contenuto di una tabella, nella finestra Explorer, dobbiamo espandere l'elenco delle tabelle facendo un doppio clic sulla voce Tabelle oppure un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra. A questo punto dobbiamo fare un clic sul nome della tabella che desideriamo aprire e visualizzare il contenuto nella finestra di destra. Per visualizzare la struttura di una tabella, invece, dobbiamo fare un clic con il tasto destro del mouse sul nome della tabella e, dal menu che appare, selezionare la voce Modifica tabella. Appare una finestra, chiamata “Struttura tabella”, attraverso la quale possiamo visualizzare, verificare ed eventualmente modificare la struttura della tabella.

Modalità di visualizzazione: formulario

Il formulario, noto anche con il nome di maschera, è un modo per vedere una tabella riga per riga. Per visualizzare l'elenco dei formulari attivi, nella finestra Explorer, dobbiamo espandere la voce Collegamenti facendo un doppio clic su di essa oppure un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra. A questo punto, per aprire il formulario che ci interessa, dobbiamo fare un doppio clic sul nome (o, in alternativa, un clic con il tasto destro del mouse) e, dal menu che appare, scegliere la voce Apri documento. Fatto ciò, appare una finestra contenente il formulario. Per visualizzare la struttura del formulario dobbiamo aprirlo in modalità di modifica, quindi facciamo un clic con il tasto destro del mouse sullo sfondo del documento e, dal menu che appare, selezioniamo la voce Modifica. In alternativa, dopo aver visualizzato l'elenco dei formulari attivi nella finestra Explorer, è possibile aprire un formulario in modalità di Modifica anche facendo un clic con il tasto destro del mouse sul nome del documento e selezionando, dal menu che appare, la voce Modifica documento. In entrambi i casi apparirà il formulario e a sinistra, in verticale, una barra degli strumenti utile per la modifica. Per modificare i nomi delle etichette o il posizionamento dei campi dobbiamo utilizzare la modalità “bozza”, attivabile facendo un clic sull'icona chiamata Mostra le funzioni per formulario.

Modalità di visualizzazione: query

Una query costituisce un elemento indispensabile per interrogare un database, in quanto consente di ottenere facilmente un insieme di informazioni corrispondenti a determinati criteri. Per visualizzare il risultato di una query, nella finestra Explorer, dobbiamo espandere la voce Ricerche facendo un doppio clic su di essa oppure un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra. A questo punto dobbiamo fare un clic sul nome della query che desideriamo aprire e visualizzare il suo contenuto nella finestra di destra. Per visualizzare e modificare la struttura di una query dobbiamo fare un clic con il tasto destro del mouse sul nome della query e, dal menu che appare, selezionare la voce Modifica ricerca. Appare una finestra, chiamata “Struttura ricerca”, attraverso la quale possiamo visualizzare, verificare ed eventualmente modificare la struttura della query. Infine, per visualizzare il risultato della query direttamente da questa finestra, basta fare un clic sul primo pulsante a sinistra della barra degli strumenti chiamato Esegui ricerca.

Modalità di visualizzazione: rapporto

Il rapporto o report consente di presentare in maniera ordinata i dati per produrre poi delle stampe o delle statistiche. Per visualizzare i rapporti attivi dobbiamo operare come per i formulari, quindi espandere la voce Collegamenti facendo un doppio clic su di essa oppure un singolo clic sul simbolo “più” posto alla sua sinistra. A questo punto dobbiamo aprire il report che ci interessa facendo un doppio clic sul nome o un singolo clic con il tasto destro del mouse e scegliendo, dal menu che appare, la voce Apri documento. Per visualizzare la struttura di un rapporto dobbiamo ricordare che esso è un modello al quale viene applicata una selezione di dati estratta dal database. Per questo motivo, il documento che otteniamo aprendo un report è un documento temporaneo. Per modificare un rapporto dobbiamo quindi modificare il modello. Per sapere dove si trova il modello, cioè dove è memorizzato, facciamo un clic con il tasto destro del mouse sul nome del rapporto e, dal menu che appare, selezioniamo la voce Modifica collegamento. Appare una finestra attraverso la quale possiamo visualizzare il nome e la URL del documento. Dopo aver annotato o copiato queste informazioni facciamo un clic su OK. A questo punto, apriamo il documento in modalità di Modifica andando su File – Modelli e selezionando la voce Modifica. Utilizzando la finestra di apertura, nel campo “Nome file” inseriamo o meglio copiamo la URL del report che vogliamo modificare e facciamo un clic su Apri. Fatto ciò, appare un documento di testo contenente la struttura del rapporto.

Barre degli strumenti

Le barre degli strumenti presenti nell’interfaccia grafica di gestione del database sono sostanzialmente quelle dell’applicazione ospite, in questo caso Calc. Di suo l’interfaccia di visualizzazione del database ha un’ulteriore barra degli strumenti che però non è modificabile: essa rimane attiva fino a che non chiudiamo l’interfaccia di gestione del database.

Guida in linea

A volte mentre si lavora con i database può capitare di non ricordare l'esecuzione di una procedura e quindi di aver bisogno di un aiuto. In questo caso, è possibile utilizzare la Guida in linea, che permette di cercare le informazioni di cui si ha bisogno. Per accedere alla Guida dobbiamo andare sul menu contrassegnato da un punto interrogativo e fare un clic su Indice. La voce selezionata ci porta alla scheda “Indice della Guida di OpenOffice.org”, attraverso cui possiamo trovare le informazioni che ci servono a partire da una o più parole chiave che dobbiamo specificare nella casella “Termine cercato”. Ad esempio, se volessimo ottenere informazioni su come creare una tabella, dovremmo scrivere “tabella database” nella casella “Termine cercato”; selezionare “Creare” dalla lista delle voci corrispondenti al termine immesso e premere il pulsante MOSTRA per ottenere, nella finestra di destra, le informazioni cercate. Nella Guida esistono altre tre modalità per ottenere le informazioni che desideriamo. In particolare, selezionando la scheda “Contenuti” troveremo gli argomenti della Guida suddivisi in aree omogenee di contenuto; selezionando la scheda “Cerca” ed inserendo i termini da trovare nel campo “Termine cercato” effettueremo una ricerca a partire dalle parole che possono comparire nel testo o nel titolo delle spiegazioni. Infine selezionando la scheda “Segnalibro” potremmo leggere gli argomenti precedentemente memorizzati.

Altre funzioni di guida

Oltre alla Guida in linea esistono altre funzioni di aiuto a cui si accede sempre dal menu contrassegnato da un punto interrogativo. Esse sono l'Help Agent, i Suggerimenti e la Guida attiva. Se attiviamo l'HelpAgent facendo un clic su di esso, ogni volta che effettueremo un'operazione per la prima volta verrà visualizzata una finestrella in basso a destra, che permette di accedere alla Guida in linea direttamente all'argomento relativo all'operazione che stiamo svolgendo. Se attiviamo i Suggerimenti facendo un clic sulla relativa voce, passando con il puntatore del mouse sui pulsanti delle barre degli strumenti visualizzeremo il nome di ciascun pulsante. Infine, se non sappiamo a cosa corrisponde una determinata icona o a cosa serve un dato pulsante è utile attivare la Guida attiva, che opera in maniera analoga ai Suggerimenti ma, invece di mostrare solo il nome dei pulsanti, fornisce anche una breve descrizione delle operazioni che possiamo effettuare attraverso il pulsante in questione.